Mesin-Mesin Peralatan Kantor

Mesin kantor (office machine) adalah sebuah alat yang dipergunkan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dlam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik,elektik dan mekanik.

Untuk memutuskan perlu atau tidaknya mesih kantor hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :

a. Mesin-mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan

b. Jenis mesin hendaknya praktis

c. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan

d. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan

e. Mutu mesin harus baik

f. Pemeliharaan mesin dapat di lakukan dengna mudah

g.Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan

Tujuan diipergunakanya mesin dalam suatu proses pekerjaan untuk menghemat fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun insidental, baik untuk pekerjaan yang bersifat industrial ( engeneering) maupun bersifat teknis mencatat ( paperwork).

Jenis  pekerjaan yang membutuhkan pengunaan mesin adalah :

– Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak

– Pekerjaan yang berat bagi manusia

– Pekerjaan yang lambat bila denhan tangan

– Hasil pekerjaan yang berformat rapi

– Pekerjaan yang harus teliti

Macam- Macam Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.

Berikut ini akan diuraikan contoh-contoh mesin kantor beserta definisi, gambar, fungsi, dan sistem kerja.

1)      Mesin Ketik

Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat dipergunakan untuk:

a)      Mengetik berbagai macam surat

b)      Mengetik naskah atau teks

c)      Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil

d)     Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.

Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekanik/ manual tanpa bantuan listrik, ada pula mesin ketik manual yang elektrik dengan menggunakan bantuan listrik.

Mesin Ketik Manual

 

Mesin Tik Elektronik

2. )      Faksimili

Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Kata faksimile berasal dari bahasa latin yaitu ‘fac simile’ (make similar), yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Di berbagai tempat, mesin faks juga dikenal sebagai telecopier.

Faksimili memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita butuhkan yang dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.

Bagi orang yang baru pertama kali menggunakan mesin fax/facsimile/faximili memang sangat membingungkan cara menggunakan mesin fax. Berikut ini akan dijelaskan cara menggunakan mesin fax.

a)      Menghidupkan/turn on mesin fax

o  Mesin fax yang ada di Indonesia semua menggunakan power konsumsi 220 V ac 50-60Hz sesuai dengan tegangan PLN. Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel.

o  Pesan yang ada dilayar display OPEN COVER/OUT OF PAPER, buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.

o  PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja.

o  Mesin fax sudah stanby

o  langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan.

b)      Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :

• Manual
• siapkan dokumen yang akan dikirim
• masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
• angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
• masukan nomor fax tujuan
• apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
• mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
• dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

Cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.

• Otomatis
• siapkan dokument yang akan dikirim
• masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
• masukan nomer tujuan dan tekan start
• mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

Cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.

c)      Menerima Dokumen fax

• Manual

o  Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.

o  Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan kiriman akan dicetak.

o  Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.

• Otomatis

Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on”  atau pada posisi FAX ONLY.

Gambar 3. Mesin Faksimili

3)      Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sheet stensil.

Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a)      Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Adapun ciri-ciri mesin stensil manual adalah:

• Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia
• Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
• Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
• sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
• ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

b)      Mesin Stensil Spiritus

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).

Ciri-ciri mesin stensil spiritus adalah:

• Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)
• Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
• Menggunakan master paper

o  Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin

o  Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon

o  Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier

• Penggandaan menggunakan kertas folio
• Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.